Noutăți

<< Inapoi

isoLEX - Revista Legal Magazin, editia 8

7 Iulie 2015


isoLEX - Revista Legal Magazin, editia 8

 

Text preluat din cuprinsul revistei Legal Magazin - editia 8 (pag. 42-43)

 

 

isoLEX CRM, din respect pentru profesie!

 

În activitatea de zi cu zi, profesioniștii dreptului – fie că este vorba de avocați sau practicieni în insolvență – se confruntă cu o activitate bogată care, pe lângă latura creativă, de documentare, analiză, prelucrare și elaborare din perspectiva strict profesională – care nu poate fi înlocuită sau preluată de altcineva sau de altceva, presupune în mod necesar o activitate suport adiacentă, cu un pronunțat caracter logistico-administrativ, care reprezintă suportul tehnic și administrativ al muncii efective și creative a avocatului sau a practicianului în insolvență.

 

Dacă este să fie puse în balanță cele două sfere ale activității specifice societăților de avocatură / practicienilor în insolvență, cu atât mai mult când vorbim de o muncă colectivă și în echipă, se poate lesne trage concluzia că dincolo de pregătirea profesională individuală de înaltă calitate, pentru succesul activității profesionale în ansamblul ei, este esențial suportul tehnic potrivit, constând în organizarea și executarea activităților administrative.

 

Tocmai pentru această sferă a activității profesionale a fost creat isoLEX, care estemaimultdecâtunsoftware,avândînvedereelnudoarexecutăunelecomenzi,ciutilizarea luipresupunedefinirea și implementarea unui sistem de management al activității și al relației cu clienții, fiinduninstrumentcareaduceunplusdevaloareînactivitatea specifică profesiilor juridice, reprezentândastfelunfactordediferențiereșidesucces.

 

În cele ce urmează am extras în mod aleatoriu o serie de funcții, beneficii și particularități pe care le presupune implementarea isoLEX într-o organizație profesională cu activitate juridică – de avocatură sau specifică practicienilor în insolvență:

 

Registru de intrări – ieșiri

Sistemul de lucru implementat de isoLEX are în vedere organizarea tuturor documentelor și informațiilor în mod riguros și util, prin automatizarea sistemului de intrări-ieșiri. Astfel, orice document care intră sau care iese din organizație primește automat un număr unic de înregistrare, fiind direcționat sau preluat direct la/din locul potrivit din aplicație (la client, dosar, temă în lucru etc.).

 

Manager pontaj, concedii și delegații

Acest modul gestionează activitatea zilnică, săptămânală, lunară și anuală a fiecărui utilizator în parte, planificarea și luarea tuturor tipurilor de concediu, calculând automat timpul lucrat, de recuperat, orele suplimentare, perioada concediilor disponibile la un moment dat etc. De asemenea, înregistrează separat fiecare deplasare efectuată în interes de serviciu. Delegațiile sunt înregistrate și gestionate în mod corespunzător, calculând automat durata delegației, precum și a indemnizației de deplasare și a diurnei aferente.

 

Template-uri, rapoarte și statistici

Pentru că activitatea specifică profesiilor juridice presupune și o anumită recurență și rutină în privința anumitor documente/rapoarte/informări etc., isoLEX facilitează crearea unor modele de documente standardizate și personalizate, care preiau în conținutul lor în mod automat o serie de informații care deja se regăsesc în aplicație. Plecând de la toate informațiile înregistrate în baza de date, isoLEX poate genera diverse statistici și rapoarte în funcție de mai multe criterii, cum ar fi: dosare, clienți, teme, proiecte, termene de judecată, calendar, financiar și multe altele.

 

Împărțirea pe categorii a dosarelor

isoLEX vine în ajutorul utilizatorilor prin crearea a patru categorii de dosare uzuale, respectiv: (i) dosarul prejudiciar; (ii) dosarul judiciar; (iii) dosarul de executare silită și (iv) dosarul de insolvență. Avantajul împărțirii pe aceste categorii de dosare este dat de câmpurile și funcțiile specifice fiecăruia, optimizându-se astfel introducerea, prelucrarea, interpretarea și exportul informațiilor specifice fiecărei categorii de dosare.

 

Sincronizare ECRIS – portalul instanțelor de judecată

Această funcție presupune preluarea în mod automat a modificărilor intervenite în dosarele aflate pe rolul instanțelor. Toate informațiile din ECRIS sunt integrate în isoLEX, la intervale de timp prestabilite, în mod automat, cu excepția cazului în care câmpurile corespunzătoare au fost deja completate în prealabil de utilizator). Utilizatorii responsabili de dosar sunt notificați în timp real de introducerea automată a informațiilor din ECRIS (astfel, soluția instanței este cunoscută fără accesarea manuală și repetată a link-ului corespunzător).

 

Alerte și notificări specifice

Fiecare dosar, temă sau proiect poate fi alocat mai multor responsabili de dosar, care primesc o serie de notificări, informări și alerte în mod automat din aplicație, în așa fel încât niciuna din obligațiile specifice unui dosar/proiect să nu fie omisă. Notificările se primesc instant sau cu un interval de timp prestabilit, astfel: următorul termen de judecată (cu 2 zile înainte); expirarea căii de atac (cu 5 zile înainte); adăugarea unui document la dosar; scadența unei teme aferente dosarului (cum ar fi redactarea unui act judiciar, plata taxei de timbru etc.).

 

Evidențierea centralizată a sarcinilor sau restanțelor

Fiecare dosar/proiect are prestabilite anumite informații și/sau acțiuni esențiale, care dacă nu sunt realizate corespunzător sau la timp, sunt evidențiate prin iconițe specifice, în așa fel încât să fie remediate în timp util. Cu titlu de exemplu, sunt evidențiate următoarele elemente: lipsa următorului termen de judecată; necomunicarea hotărârii la un dosar finalizat; lipsa informării clientului după fiecare termen de judecată; lipsa emiterii facturilor scadente etc.

 

Manager proiecte pentru echipă

Proiectele de anvergură presupun, de regulă, implicarea mai multor categorii de personal: avocat responsabil; avocați subordonați; personal auxiliar. Sistemul de management al unor asemenea proiecte este prevăzut cu o serie de funcționalități particulare fiecărei categorii de personal, cu drepturi specifice, în așa fel încât să se asigure în mod eficient și coordonat atât partea de execuție, cât și partea de comunicare, monitorizare, control și validare.

 

Managementul documentelor

Una dintre funcțiunile puternice ale isoLEX o reprezintă modalitatea de gestionare a fișierelor și folderelor. Astfel, aplicația asigură preluarea, crearea, versionarea, transformarea, alocarea, mutarea, exportarea și expedierea facilă a tuturor documentelor, precum și crearea de structuri de foldere, în funcție de necesitățile fiecărui proiect sau dosar în parte. De asemenea, funcția de căutare asigură găsirea rapidă a oricărui fișier din aplicație, în funcție de mai multe criterii.

 

Sincronizarea cu Outlook

Având în vedere că activitatea de avocatură și a practicienilor în insolvență presupune o comunicare electronică activă cu clienții și instanța de judecată,. isoLEX asigură conlucrarea activă cu Outlook-ul, existând posibilitatea atât a preluării în aplicație a documentelor primite prin poșta electronică, cât și expedierea acestora direct din aplicație prin intermediul Outlook. Totodată, e-mail-urile pot fi preluate și transformate automat în teme (concept specific isoLEX-ului), fiind populate automat majoritatea câmpurilor specifice temei din isoLEX.

 

Emiterea și gestionarea rapoartelor financiare și a facturilor

Având în vedere cheltuielile efectuate (refacturabile), onorariile stabilite, timpul de lucru cumulat, modulul financiar permite emiterea, expedierea și gestionarea facturilor fiscale. Acestea pot fi generate automat pe baza rapoartelor financiare/anexelor cu serviciile prestate, care la rândul lor sunt generate automat. Persoana responsabilă cu emiterea facturilor va primi notificări de atenționare cu 24h înainte de data la care un serviciu juridic devine facturabil.

 

Sincronizarea financiară a proiectelor

Evidența onorariilor și a cheltuielilor refacturabile aferente fiecărui proiect/dosar în parte este sincronizată cu evidența financiară generală la nivel de client, prin raportare la onorariile din contractul de asistență juridică. Un dosar sau proiect pe termen lung poate fi facturat periodic, orele alocate proiectului până la data primei facturi fiind resetate automat, urmând să se centralizeze un nou calup de ore facturabile pentru următoarea factură.

 

 

În concluzie, având în vedere beneficiile pe care le presupune această aplicație software, se poate spune că isoLEX:

 

… este un concept

isoLEX este mai mult decât un software, este definirea în mod conștient a unei filozofii manageriale organizaționale, contribuind în mod activ la implementarea acesteia și constituind astfel un instrument care aduce un plus de valoare.

 

… crește eficiența cu până la 25%

isoLEX oferă ceea ce nimeni nu poate cumpăra: timp. Prin automatizare, simplificare și optimizare a proceselor, eficiența crește exponențial. Toate acestea se traduc, în final, în satisfacția clientului și în creșterea profiturilor, nefiind însă ignorată nici satisfacția utilizatorului, care are un instrument modern de lucru, deschizându-i-se astfel noi perspective profesionale.

 

… asigură securitatea datelor

Două dintre valorile care servesc drept fundament pentru profesiile juridice, în principal de avocatură și cea specifică practicienilor în insolvență, sunt securitatea și confidențialitatea. Fiind dezvoltat împreună cu o echipă de avocați, a fost înțeleasă natura sensibilă a informațiilor și documentelor; tocmai de aceea a fost creat un soft invulnerabil.

 

… asigură compatibilitatea cu ISO 9001:2008

isoLEX a fost creat prin raportare la cerințele sistemului de calitate ISO 9001:2008, având o serie de funcționalități care sunt aliniate exigențelor acestui sistem de calitate. Astfel, conceptul isoLEX ține seama de o serie de standarde de calitate, adaptate activității de avocatură, care influențează în mod pozitiv organizarea și activitatea specifică organizațiilor din domeniul juridic.

 

 



Legal Magazin isoLEX iunie 2015.pdf
Fii mereu conectat la noutățile isoLEX. Abonează-te la newsletter și nu vei pierde nicio informație care te-ar putea interesa.